Trucos de gestión del tiempo para propietarios de pequeñas empresas

La gestión eficaz del tiempo es un factor decisivo para los propietarios de pequeñas empresas. Al mejorar sus habilidades de gestión del tiempo, los propietarios de empresas suelen obtener ganancias en productividad y eficiencia, avances que impulsan directamente el éxito en los resultados.

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Pero si buscas maximizar tu tiempo para otros aspectos de tu negocio, hemos organizado algunos pasos para ayudarte a mejorar la gestión de tu tiempo:

¿Qué es la gestión del tiempo?

En términos simples, la gestión del tiempo consiste en asegurarse de dedicar la cantidad de tiempo adecuada a las cosas adecuadas, incluida su vida fuera del negocio.

Descubrir cómo emplear mejor nuestro tiempo es importante, y una de las primeras cosas a considerar debería ser dónde perdemos nuestro tiempo.

Pérdidas de tiempo comunes en las pequeñas empresas

Todos los días, los propietarios de pequeñas empresas enfrentan desafíos de gestión del tiempo en forma de actividades que pueden consumir tiempo sin agregar mucho valor.

A menudo, estas pérdidas de tiempo son un legado de la creación del negocio en primer lugar: esa ética de trabajo del tipo "hazlo tú mismo" que necesita actualizarse con más delegación, o una política de "puertas abiertas" que permite que demasiadas interrupciones caigan en el escritorio del jefe.

Parte de una estrategia de gestión del tiempo sólida es reconocer y abordar los elementos improductivos de su jornada laboral, como:

• Reuniones excesivas. Las reuniones suelen durar más de lo necesario, lo que consume un tiempo precioso. Revise su calendario y reevalúe la frecuencia con la que se reúne, si hay reuniones duplicadas con diferentes personas y qué reuniones se extienden continuamente más allá del tiempo asignado. Si simplifica las agendas de sus reuniones y se atiene a un cronograma estricto, podrá volver a hacer lo que mejor sabe hacer.
• Interrupciones frecuentes. Las interrupciones constantes (ya sea por mensajes de texto, llamadas telefónicas, correos electrónicos o contacto personal con miembros del equipo) pueden romper tu concentración y descarrilar tu progreso. Reserva bloques de tiempo específicos en los que puedas ignorar ese ruido y concentrarte una o dos horas en una tarea en particular. No funcionará si no te comprometes por completo, así que asegúrate de bloquear ese tiempo en tu calendario y silenciar tu teléfono.
• Falta de delegación. Si bien un buen jefe siempre está dispuesto a sumarse al equipo, es fácil asumir demasiadas responsabilidades. Delegar tareas a miembros de confianza del equipo puede liberar tiempo para tareas más importantes y ayudar a capacitar a la próxima generación de líderes que lo ayudarán a prosperar.
• Mala comunicación. Cuando las instrucciones no son claras, se pierde tiempo corrigiendo errores. Una comunicación precisa y significativa dentro de su equipo puede agilizar sus operaciones. Encontrar la forma correcta de comunicarse también es vital, ya que cada persona tiene diferentes preferencias de comunicación. Tal vez a algunos les gusten las instrucciones cara a cara, mientras que otros prefieren un correo electrónico detallado. Dedicar este tiempo al principio le ayudará a largo plazo.
• Uso ineficaz de la tecnología. La tecnología obsoleta puede ralentizar su trabajo o, peor aún, dejarlo dependiente de herramientas que nadie sabe cómo mantener o soportar. Invertir en tecnología moderna (incluida la capacitación necesaria para su equipo) puede ahorrarle tiempo y problemas.

Al identificar y reducir (o eliminar) estas distracciones, podrá avanzar en la gestión del tiempo sin grandes gastos ni complicaciones.

Establecer objetivos y priorizar tareas

Un poco de planificación ayuda mucho y, como dice el refrán, no planificar es planificar el fracaso. Una gestión eficaz del tiempo comienza con una planificación elemental, que consiste en fijar objetivos claros y priorizar las tareas.

Una forma popular de establecer objetivos es usar elMetodología SMARTAl establecer objetivos específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos determinados, podrá organizar rápidamente su trabajo diario de manera que aproveche bien el tiempo.

Una vez que hayas aprendido a crear buenos objetivos, el siguiente paso en la planificación es priorizarlos. Esto se puede hacer con algunas técnicas sencillas pero útiles que se utilizan comúnmente en el mundo empresarial:

• Método ABC. Clasifique las tareas de A (críticas) a C (agradables de hacer) y abórdelas en orden alfabético de prioridad.
• Matriz de Eisenhower. Una forma un poco más sofisticada de priorizar sus tareas, laMatriz de EisenhowerLe ayuda a decidir qué es urgente e importante, qué se puede hacer de inmediato, aplazar, delegar o abandonar.

Con buenos objetivos organizados en orden de prioridad, rápidamente desarrollarás una apreciación de cuánto más eficientemente funcionan las cosas.

Las herramientas adecuadas

Una parte importante de una buena gestión del tiempo es la coherencia, y seleccionar las herramientas adecuadas ayudará a garantizar que usted y su equipo permanezcan en la misma página, reduciendo errores y estableciendo previsibilidad en torno a su flujo de trabajo.

Las suites de productividad como la oferta 365 de Microsoft o Workspace de Google tienen herramientas de gestión del tiempo integradas en sus entornos, pero existen varias categorías de herramientas especializadas que pueden ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a administrar su tiempo de manera más efectiva:

• Calendarios. Ya sea el calendario de tu teléfono, una aplicación web (como Google Calendar) o un dispositivo tradicional de lápiz y papel, el uso adecuado de un calendario se considera ampliamente como la forma más eficaz de administrar tu tiempo.
• Aplicaciones de gestión de tareas. Herramientas como Todoist, Trello y Asana pueden ayudarte a mantener tus tareas organizadas y claras.
• Herramientas de seguimiento del tiempo. Aplicaciones como Toggl y RescueTime ofrecen información sobre cómo empleas tu tiempo, lo que te ayuda a comprender tus patrones de productividad.
• Automatización e integración. Automatice o integre la creación y delegación de tareas repetitivas utilizando herramientas más sofisticadas como Zapier para brindarle a su empresa potentes capacidades que le permitirán ahorrar tiempo.

Al utilizar un conjunto de herramientas modernas cuidadosamente seleccionadas, puede marcar una gran diferencia, especialmente ahora que cada vez más miembros de su equipo dependen de la tecnología portátil para administrar su tiempo personal y profesional.

Una cultura de eficiencia

Con una comprensión sólida y práctica de las herramientas y los conceptos que se utilizan para promover una buena gestión del tiempo, el paso final es crear y mantener una cultura sostenible de eficiencia. La selección de técnicas y rutinas útiles es una parte importante del establecimiento de esa cultura. Estas pueden incluir:

• La técnica Pomodoro. Dividiendo el trabajo enintervalos definidosMuchas personas han experimentado un aumento útil de la productividad.
• Bloques de tiempo. Si planificas tu día en detalle mediante “bloques”, puedes aumentar considerablemente tu eficiencia.
• Ambiente de trabajo propicio. Preste atención a la calidad y utilidad de su entorno de trabajo. Cosas aparentemente pequeñas como el ruido, el clima o las distracciones habituales pueden sumarse y convertirse en grandes obstáculos a la hora de gestionar el tiempo.
• Optimizar su entorno digital. Si habitualmente tiene decenas de pestañas abiertas en el navegador y una enorme cantidad de correos electrónicos sin leer, tomarse el tiempo para organizar su entorno digital puede generar grandes ganancias de productividad.

Operar con confianza

Dirigir una empresa eficiente es un esfuerzo constante, pero con un conocimiento firme de los conceptos de gestión del tiempo y la tecnología que los impulsa, desarrollará la confianza para analizar y ajustar rápidamente sus operaciones para enfrentar cualquier desafío.

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